1.        Inleiding  

         1.1    Waarom een Raadsinformatiesysteem     

         1.2    Wat vooraf ging     

         1.3    Project historie     

         1.4    Wat verder     

         2.        Functionele eisen en wensen     

         2.1    Wat is een geautomatiseerd raadsinformatie systeem     

         2.2    Functionele componenten     

         2.3    Uitgangspunten     

         2.4    Overige uitgangspunten en randvoorwaarden     

         3.        Technische oplossing

         3.1    Componenten     

         3.2    Keuze apparatuur en software voor raadsleden thuis (1)     

         3.3    Keuze datacommunicatie (2)     

         3.4    Keuze centrale apparatuur en software (3)     

         3.5    Beveiliging (4)    

         3.6    Internet (6)     

         4.        Organisatie     

         4.1    Het project RIS in relatie tot de organisatie    

         4.2    Activiteiten     

         4.3    Beheer     

         4.4    Opleidingen     

         4.5    Reglement     

         5.        Financiën      17

         5.1    Centrale apparatuur en datacommunicatie    

         5.2    Decentrale apparatuur fractiekamers     

         5.3    Decentrale apparatuur thuis     

         5.4    Externe informatie bronnen   

         5.5    Organisatie en opleiding     

         5.6    Baten en lasten     

Bijlage: financiële overzichten

.        Inleiding

    Waarom een Raadsinformatiesysteem

Voor raadsleden is relevante informatie een belangrijke basis voor hun werk. Een belangrijk deel van deze informatie valt in gedrukte of geschreven vorm dagelijks, maar vooral voor het weekend, op de deurmat. Een selectie vooraf is nauwelijks mogelijk. Een gestaag groeiend 'archief' is meestal het gevolg.

Informatie technologie maakt het mogelijk om zegoed geoutilleerde gemeente (stad) willen zijn, dan moeten we mee in de vaart der volkeren. Dat staat eigenlijk buiten kijf. Er is echter een obstakel; het kost geld. En de vraag moet dus beantwoord worden of de voordelen die behaald worden met de moderne technieken opwegen tegen de kosten die er aan verbonden zijn. Dit is een afweging die niet op grond van investeringen en financiële opbrengsten kan worden gemaakt. Opbrengsten zitten in de kwaliteitsverbetering van het raadswerk, doordat de informatievoorziening en de communicatie verbetert. Maar niet alleen daar zitten de voordelen. Ook de gemeentelijke organisatie zal, doordat zij gedwongen is gestructureerd met informatie om te gaan, een optimalisatie slag maken die zal uitmonden in efficiency voordelen.

Is dat een investering waard? Kwaliteitsvoordelen en spin off zijn moeilijk meetbaar.

Kunnen we die voordelen omzetten in uren en vinden we die uren ook ergens terug? De kwaliteit moet tot uiting komen in een beter produkt; een betermatievoorziening en de communicatie verbetert. Maar niet alleen daar zitten de voordelen. Ook de gemeentelijke organisatie zal, doordat zij gedwongen is gestructureerd met informatie om te gaan, een optimalisatie slag maken die zal uitmonden in efficiency voordelen.

Is dat een investering waard? Kwaliteitsvoordelen en spin off zijn moeilijk meetbaar.

Kunnen we die voordelen omzetten in uren en vinden we die uren ook ergens terug? De kwaliteit moet tot uiting komen in een beter produkt; een beter voor de dag komen van de hele organisatie. Of misschien is het beter om te kijken naar het gemak dat een Raadsinformatiesysteem oplevert en te stellen dat dat geld mag kosten? Hoeveel?

Met name de jaarlasten van de apparatuur vormen een stevige kostenpost. Tot hoever kunnen we echter in de toekomst kijken? Kunnen we ervan uitgaan dat over een aantal jaren iedereen een pc thuis heeft en mogen we dus van een raadslid verwachten dat hij zelf zijn pc aanschaft? Dat zou op termijn het financiële beeld heel gunstig beïnvloeden.

Hoe je het ook bekijkt, de gemeentelijke organisatie maakt steeds meer gebruik van de mogelijkheden die informatie technologie biedt. Het is een goede (nood)zaak dat een raadsinformatiesysteem daar op aansluit.

    Wat vooraf ging

Bestuurlijke informatievoorziening is een onderwerp dat op meerdere terreinen groeiende aandacht krijgt. CPOI heeft vanuit haar beleidstaak op informatisering- en automatiseringsgebied een eigen bijdrage opgewerkt: in maart 1994 is een notitie "Automatisering binnenhet raadswerk" besproken in de commissie middelen. De notitie gaf een kort overzicht van huidige technische automatiseringsmogelijkheden en een aantal scenario's waarin binnen de Delftse gemeenteraad ervaring kon worden opgedaan met deze mogelijkheden.

Uitspraak commissie middelen

De commissie gaf aan geïnteresseerd te zijn in de mogelijkheden van informatie-technologie binnen het raadswerk.

Geadviseerd door college en coòrdinatiegroep I&A (lees: diensthoofdenoverleg) koos de commissie voor een scenario met daarin de volgende sporen:

Spoor 1.    Onderzoek naar knelpunten/wensen/mogelijkheden met betrekking tot de Delftse bestuurlijke informatievoorziening

Spoor 2.    Onderzoek naar ervaringen met vergelijkbare systemen bij andere gemeenten

Spoor 3.    Raadsleden (en organisatie) op kleine beheersbare schaal ervaring laten opdoen met een aantal denkbare mogelijkheden binnen een geautomatiseerd raadsinformatiesysteem.

.    De commissie stemde er mee in dat CPOI een projectplan zou opstellen voor het verdere traject. Daarbij werd aangegeven dat:

*    de raad verder geïnformeerd wil worden over automatisering en informatiebeleid,

*    de raad actief moet worden betrokken bij verdere stappen en

*    actief gebruik moet worden gemaakt van de ervaringen van andere gemeenten.

Vervolgdiscussie in de commissie (28 juni 1995)

De commissie middelen heeft toen kennisgenomen van het onderzoek naar Raadsinformatiesystemen (conform spoor 2), waarin de mogelijkheden, wenselijkheden en ervaringen bij diverse andere gemeenten zijn onderzocht. Algemeen wordt door de gemeenteraadsfracties de noodzaak van een Raadsinformatiesysteem onderkend. De strategienota, Delft kennisstad en Digitale Stad Delft zijn factoren die deze noodzaak nog eens onderstrepen. De commissie geeft daarbij aan dat er voorkeur bestaat om zo spoedig mogelijk te komen tot de realisatie van een Delfts raadsinformatiesysteem en dat er een aantal zaken parallel moeten worden opgepakt. Trajecten zoals vorming en opleiding, informatiebehoefte, organisatie en installatie apparatuur en 'pilot' project (conform spoor 3) kunnen in een aantal gevallen vrijwel gelijktijdig plaatsvinden.

    Project historie

De commissie middelen heeft in de bijeenkomst van september 1995 ingestemd met het plan van aanpak van het project raadsinformatiesysteem. In eerste instantie wordt een Delfts Raadsinformatiesysteem (RIS) gezien als een middel ter ondersteuning (vervolmaking) van het raadswerk. In een later stadium moet het systeem ook zijn waarde bewijzen als onderdeel van een informatie/communicatiemiddel met de burgers (vermaatschappelijking).

Doelstelling van het project is implementatie van een Delfts raadsinformatiesysteem. Neven-doelstelling is om (plaatsvervangende) raadsleden zonodig bekend te maken met het gebruik van en de ontwikkelingen rond automatisering en datacommunicatie. De definitie/ontwerp-fase, de eerste fase van het project, leidt tot een voorstel op basis waarvan de raad een weloverwogen keuze kan maken. Dit betekent onder meer dat er dan voldoende inzicht moet zijn in de gewenste functionaliteit van een Delfts Raads-informatiesysteem, en dat helder is aan welke organisatorische, technische en financiële randvoorwaarden moet worden voldaan. In de tweede fase wordt de daadwerkelijke aanschaf en implementatie gerealiseerd.

Begin oktober 1995 is een projectgroep, die in eerste instantie bestond uit een stuurgroep en drie werkgroepen (functionaliteit, organisatie en techniek) aan de slag gegaan. Tenslotte heeft een vierde werkgroep (pakketkeuze) de resultaten van de drie werkgroepen bewerkt tot deze notitie. In de werkgroep functionaliteit hebben acht raadsleden van verschillende fracties meegewerkt aan het tot stand komen van een pakket functionele eisen. Deze projectgroep heeft onder meer kennisgenomen van het Voorburgse en Zoetermeerse raads- informatiesysteem. Gedurende de projectfase is in een proeftuin enerzijds de mogelijkheid geboden aan raadsleden om zich een idee te vormen over de functie van een raads-informatiesysteem en anderzijds aan de interne organisatie om ervaring op te doen met de technische en beheersmatige aspecten van zo'n systeem.

    Wat verder

In deze notitie vindt u achtereenvolgens de gewenste functionaliteit en de voorwaarden en uitgangspunten die bij een Delfts Raadsinformatiesysteem aan de orde zijn. Vervolgens worden op basis van deze wensen en eisen de technische oplossingen/alternatieven geschetst. Tenslotte worden de gevolgen voor de organisatie en de financiële consequenties in beeld gebracht. Op basis hiervan moet de raad kunnen beslissen over de aanschaf en implementatie van een Raadsinformatiesysteem.

Na dit besluit zal de werkgroep pakketkeuze een definitieve oplossing uitwerken, zal een onderhandelingsteam de inkoopprocedure starten en zal een implementatieplan opgesteld worden.

.        Functionele eisen en wensen

    Wat is een geautomatiseerd raadsinformatie systeem

Een geautomatiseerd raadsinformatie systeem is een met behulp van informatie- en communicatietechnologie ontworpen middel ter ondersteuning van de werkzaamheden van de gemeenteraad. In praktijk is dit middel een geautomatiseerd bibliotheek- en informatiesysteem en een communicatiesysteem, dat raadsleden door middel van een pc thuis kunnen raadplegen c.q. gebruiken. De meerwaarde van zo'n systeem ten opzichte van het huidige (papieren) systeem zit hem met name in de snelle ontsluiting van de reguliere raadsstukken, de toegankelijkheid thuis tot informatie die elders is opgeslagen, de mogelijkheid om elektronisch berichten uit te wisselen.

    Functionele componenten

De functionaliteit die gewenst is in een Delfts raadsinformatiesysteem (RIS), bestaat uit kantoorapplicaties op de thuiswerkplek zoals tekstverwerking en uit de volgende functies:

1. een documentair informatiesysteem (elektronisch archief- en zoeksysteem);

2. E-mail (elektronisch berichtenverkeer);

3. een faciliteit tot het ontsluiten van externe gegevensbronnen.

Een documentair informatiesysteem is een geautomatiseerd systeem voor het beheren van (bijna) alle documentatie die wordt aangeleverd door de gemeentelijke organisatie; dit zijn bestuurlijke stukken zoals raads- en commissiestukken, handelingen en verslagen, beleidsnota's, verordeningen, persberichten en brochures.

De gegevens in het systeem zijn voor de gebruiker op eenvoudige wijze te ontsluiten. Zoekacties in het elektronische archief zijn snel en effectief.

E-mail betreft het uitwisselen van berichten tussen (plv.) raadsleden onderling (inclusief burgemeester en gemeentesecretaris). Deze faciliteit behoort met beperkte technische inspanning ook uitbreidbaar te zijn naar een grotere doelgroep binnen de (ambtelijke) organisatie.

Het ontsluiten van externe gegevensbronnen betekent het elektronisch kunnen raadplegen van 'omgevings'informatie; zoals wet- en regelgeving, Tweede Kamerstukken, artikelen uit dagbladen en andere opiniërende uitgaven op cd-rom.

    Uitgangspunten

Centraal uitgangspunt bij de opzet en invoering van het Delftse Raadsinformatiesysteem (RIS) is het, met een verantwoorde inspanning, aantoonbaar realiseren van een kwaliteitsverbetering van het raadswerk.

Alleen indien het RIS voldoet aan dit uitgangspunt wordt in het kader van het besluitvormingsproces 'Delfts RaadsInformatieSysteem' besloten tot implementatie.

Evaluatie-onderzoek wordt aanbevolen: het is waardevol om voor en na de introductie van het RIS de mening/beleving van raadsleden (over het gebruik en nut van het RIS) te meten.

    Overige uitgangspunten en randvoorwaarden (en praktische vertaling)

1.        Het operationele RIS kan thuis door (plaatsvervangend) raadsleden worden gebruikt.

            Dit betekent dat er thuis pc apparatuur aanwezig moet zijn waarmee communicatie mogelijk is met een centraal systeem waarop de gegevens ten behoeve van de raad staan.

2.        Opleiding en ondersteuning, in startfase en voor 'nieuwe' raadsleden, is naar behoefte.

            Dit betekent dat cursussen afgestemd moeten worden op het I&A niveau van de gebruikers en dat een permanent scholingsprogramma aangeboden dient te worden.

3.        Het RIS is (bijna) permanent in de lucht.

            Het centrale systeem zal altijd beschikbaar zijn behoudens tijdens storingen en onderhoud.

4.        Ondersteuning/helpdesk is adequaat, maar in de tijd beperkt tot kantooruren.

            Dit betekent dat na kantooruren storingen gemeld kunnen worden, maar dat er pas de volgende dag (re)actie volgt.

5.        Hoewel wordt gestreefd naar vervanging van de papierstroom hoeft het RIS echter niet te leiden tot een algehele vervanging van het stukkenverkeer.

            Algemeen wordt aangenomen dat de papierstroom naar de raadsleden de eerste jaren niet aanzienlijk zal afnemen. Wel wordt verwacht dat er eerder een verbetering optreedt in de papierstroom binnen de gemeentelijke organisatie.

6.        Terughoudendheid wordt betracht bij het opnemen van vertrouwelijke stukken en niet-openbare gegevens in het documentair informatiesysteem.

            Totdat de beveiliging op adequate manier is geregeld zullen geen vertrouwelijke stukken op het centrale systeem worden gezet.

7.        Een optimale beveiliging tegen toegang door onbevoegden is noodzakelijk.

            Zolang er geen vertrouwelijke informatie op het systeem staat, is er beperkte behoefte aan beveiliging. Er zal extra aandacht worden geschonken aan de elektronische post documenten waarbij vooral de privacy van belang is en aan uitval of belasting van het systeem door 'onrechtmatige' gebruikers.

8.        Een koppeling van de 'buitenwereld' naar het RIS past voorlopig niet in de opzet van een RaadsInformatieSysteem. De mogelijkheden tot informatievoorziening met/aan derden (burgers) worden daarnaast bezien.

            Steeds is bij de opzet van het RIS in het achterhoofd gehouden dat de techniek geen belemmering mag vormen informatie ook eenvoudig aan anderen ter beschikking te stellen. Of dat ook via dezelfde centrale computer moet is nog de vraag. Welke informatie geschikt of gewenst is om aan derden aan te bieden is nog niet aan de orde. Om het RIS proces niet te stagneren, is deze optie vooralsnog buiten beschouwing gelaten.

9.        Het RIS is toekomstvast. Het is dusdanig flexibel en open dat het relatief eenvoudig kan worden aangepast aan een veranderende organisatorische en technische omgeving.

            Gekozen zal worden voor een technisch moderne en flexibele oplossing waarbij nieuwe toepassingen en informatie betrekkelijk eenvoudig kunnen worden ingevoerd.

10.    Voor een bruikbaar en betaalbaar RIS is het van eminent belang dat binnen de organisatie de informatiestromen op een deugdelijke wijze zijn/worden gestructureerd en dat de (organisatorische en technische) infrastructuur aan bepaalde voorwaarden voldoet.

            Er zal een separaat traject worden gestart waarin alle zaken nodig zijn voor een effectieve en efficiënte informatievoorziening aan de raad zullen worden onderzocht en zonodig aangepast.

11.    Een gefaseerde aanpak wordt aanbevolen. Het RIS blijft zich ontwikkelen.

            Het RIS zal groeien naar een steeds vollediger informatiebron. De informatie-behoefte van raadsleden zal veranderen. Het RIS moet meeveranderen.

12.    Er wordt een reglement van (digitale) orde, met een omschrijving van algemeen aanvaarde gebruiksnormen, opgesteld.

            Afspraken over kosten, gebruik apparatuur, ondersteuning, verantwoordelijkheden etc. worden eenduidig vastgelegd.

.        Technische oplossing

Ten aanzien van de te kiezen apparatuur, software en datacommunicatie wordt in eerste instantie uitgegaan van de functionele randvoorwaarden en uitgangspunten. Deze zijn vertaald naar technische randvoorwaarden.

1. Keuze apparatuur en software voor raadsleden thuis

2. Keuze datacommunicatie

3. Keuze centrale apparatuur en software

4. Keuze beveiliging

5. Keuze elektronische post beveiliging

6. Keuze Internetaansluiting

* Het RIS moet operationeel kunnen zijn in de fase dat aansluiting aan een gemeentebreed computernetwerk nog niet mogelijk is. De koppeling met een dergelijk netwerk is geen absolute noodzaak voor de totstandkoming van het RIS. Uiteraard dient dit op termijn uitdrukkelijk wel tot de mogelijkheden te behoren.

    Keuze apparatuur en software voor raadsleden thuis (1)

Op de thuiswerkplek komt een desktop pc met kantoorapplicaties en een printer. Aan deze configuratie worden minimale eisen gesteld. Uitgangspunt voor deze eisen zijn voorwaarden waaraan de apparatuur moet voldoen. De volgende voorwaarden zijn gedefinieerd:

1. toekomstvast

2. betrouwbaar

3. prijs/prestatie

4. gemeentelijke standaard

5. gebruikersvriendelijk

De volgende overwegingen spelen een rol.

-    Gezien de duur van een raadsperiode ligt vervanging elke vier jaar voor de hand;

-    Het is gewenst om langdurig zonder storingen te werken, daarnaast zal het beheer, de service en de garantie goed geregeld moeten zijn;

-    Het prijsverschil tussen A-merken en klonen bedraagt op dit moment ca f 500.- waarvan meer dan de helft kan worden verklaard uit de kwaliteitsverschillen vooral in de toetsenborden en monitor;

-    De voorkeur gaat uit naar A-merken waarbij kwaliteit en uniformiteit van de apparatuur zijn gewaarborgd en goede afspraken over beheer en garantie gemaakt kunnen worden.

Een interpretatie van deze eisen heeft geleid tot de in de onderstaande tabel aangegeven minimale configuratie.

    Keuze datacommunicatie (2)

Uitgangspunt is dat de geautoriseerde gebruikers vanuit huis de centrale server kunnen bereiken en dat er een aantal specifieke RIS telefoonverbindingen zijn voor die gebruikers. Een gebruiker ondervindt daardoor geen last van vertragingen (slechte performance) omdat men de enige gebruiker van die verbinding is. In het ergste geval zijn alle lijnen bezet. Er wordt uitgegaan van 8 à 10 lijnen bij 50 gebruikers. Bij datacommunicatie moet rekening worden gehouden met de volgende componenten: centrale- en decentrale modems, de installatie, de abonnements- en gesprekskosten van de verbindingen.

Er wordt uitgegaan van het benutten van de bestaande (thuis)telefoonaansluiting. Een extra verbinding heeft niet voldoende meerwaarde bij een gebruik van 1 á 2 uur per week.

Er wordt gewerkt met 28.8 Kbs modems. Voor deelnemers die een ISDN aansluiting hebben, wordt de configuratie aangepast. Bij wijziging achteraf zijn de kosten voor de thuiswerkplek voor rekening van de gebruiker.

N.B. Indien deelnemers zelf een extra lijn betrekken bij de PTT, dan is het verstandig om in overweging te nemen dat één ISDN verbinding 2 'gewone' verbindingen kan vervangen. De abonnements- en gesprekskosten komen vrijwel overeen. Eenmalig dient de gebruiker echter rekening te houden met meerkosten aan de thuiszijde van % f. 700.-.

Verbinding met de buitenwereld, te weten de inbellende raadsleden en de Internet-verbinding(6), wordt verzorgd door de terminal server(2). Hierin kunnen zowel ISDN als "gewone" telefoon modules geplaatst worden. Voorshands wordt een ISDN-verbinding naar een Internetprovider voldoende geacht.

    Keuze centrale apparatuur en software (3)

De uitgangspunten, integratie van de toepassingen en grafische interface, bepalen in hoge mate de mogelijkheden. Je kan niet stellen dat er functioneel gezien fundamenteel verschillende oplossingen zijn. Wel kan de onderliggende techniek fundamenteel anders. Voor de gebruikers moet dat transparant blijven. Eigenlijk komt het er op neer dat de databases van het raadsinformatie moeten draaien onder een full text-retrieval systeem (een programma waarmee je op ieder willekeurig woord kunt zoeken) dat vanaf de thuis pc grafisch bestuurbaar is.

Bij de aanbesteding zal worden uitgegaan van het gemeentelijk informatiebeleidplan en de daarin gedefinieerde standaarden.

Componenten aan de centrale kant zijn:

hardware:    Server + operating system

                    Communicatieserver

                    Router, gateways

software:        Firewall

                    Full text retrieval systeem

De voorkeur gaat uit naar een 'Internetachtige' oplossing. Er wordt wereldwijd gewerkt aan technische ontwikkelingen die convergeren in de richting van het Internet. Met een Internet oplossing sluiten we daar op aan. Een groot pluspunt van het Internet model is het gemak waarmee andere leveranciers van gegevens naadloos kunnen worden ingevoegd in het RIS. Er zijn op dit moment reeds zes departementen met databanken op het Internet, alle universiteits- en andere belangrijke bibliotheken en steeds meer bedrijven en instellingen in Nederland, Europa en in de hele wereld zijn direct bereikbaar. Ten opzichte van andere oplossingen heeft het model geen evidente nadelen.

Een `Internetachtige' oplossing maakt het ook denkbaar om de raadsinformatie op een willekeurige andere Internetserver te zetten. Er wordt dan schijfruimte en verwerkings-capaciteit gehuurd bij een zogenaamde provider. Deze mogelijkheden zullen bij de aanbesteding worden meegenomen. Een goede service niveau afspraak is hierbij belangrijk.

    Beveiliging (4)

Door de verbinding met Internet en de inbelpoorten is het systeem niet afdoende te beveiligen. Daarom zal in beginsel alleen openbare informatie, in ieder geval geen vertrouwelijke informatie, aanwezig zijn (zie ook uitgangspunten paragraaf 2.4 punt 6).

Om het RIS te voeden met informatie, maar ook om t.z.t ambtenaren toegang te geven, moet de RIS-computer (3) verbonden zijn met de netwerken van de diensten. De weg naar computers met niet openbare informatie moet geblokkeerd worden voor onbevoegden. Hiervoor worden speciaal geprogrammeerde computers gebruikt, die met de naam "firewall" (4) worden aangeduid. De elektronische post (5) van de RIS gebruikers moet worden bewaard aan de veilige kant van de firewall.

De beveiliging moet in een separaat traject worden aangepakt. Voorlopig uitgaan van een 'standalone' situatie. De firewall is vooral bedoeld om de interne organisatie af te schermen van Internet. De kosten zullen daarom in een apart project van de interne organisatie en DKS worden meegenomen.

    Internet (6)

De belangrijkste plaats waar externe informatie bronnen aangeboord kunnen worden is Internet. Als men op de centrale server is ingelogd moet het mogelijk zijn om in te loggenop Internet zonder dat men zijn verbinding met het RIS eerst moet verbreken. Hiervoor zal een ISDN verbinding met een internetprovider gerealiseerd worden.

Gebruik van deze faciliteit brengt wel de vraag met zich mee hoe we omgaan met de kosten van een Internetaansluiting. (In hoeverre) zijn de gesprekskosten en de toegangstijd vrij? Er zal een limiet gesteld moeten worden. Vooralsnog wordt deze faciliteit gerealiseerd in een experiment (DKS/ digitaal Delft) en Moderne organisatie waarbij ook aansluiting van het interne gemeentelijke netwerk wordt onderzocht. Op basis van de uitkomst van dit experiment zullen nadere afspraken worden gemaakt over het gebruik en de kosten.

(De internetverbinding maakt het ook mogelijk om via een eigen Internetprovider in te loggen op het raadsinformatie systeem. Op zo'n moment zijn de gesprekskosten voor eigen rekening).

Voor toegang tot een aantal externe databases komen in eerste instantie de volgende abonnementen in beeld:

Abonnement Internet. Dit betreft een internetaansluiting voor alle raadsleden,

benaderbaar via het RIS.

Abonnement loci (gemeentelijke informatie van VNG), hiervoor dient de CD rom met informatie centraal toegankelijk te zijn.

Abonnement informatiebank (rijks- en juridische informatie), is toegankelijk via externe datacommunicatie.

Implementatie van dergelijke toepassingen zal steeds enig maatwerk en dus extra inspanning/aandacht vragen. Het beschikbaarstellen van de externe informatie zal daarom gefaseerd en in de tijd gespreid plaatsvinden.

.        Organisatie

    Het project RIS in relatie tot de organisatie

Het project Raadsinformatiesysteem is, welbewust, afgebakend. Zo is bij het bepalen van de functionele wensen en eisen, in eerste instantie, geen rekening gehouden met de door de organisatie te leveren inspanning om het raadsinformatiesysteem te vullen en te onderhouden. Terecht omdat het project daardoor beheersbaar blijft en omdat een functionele specificatie, in eerste instantie, niet onnodig moet worden ingeperkt. Toch is het onterecht om met dit organisatorische vraagstuk in het geheel geen rekening te houden. Door de werkgroep organisatie is geconstateerd dat het vullen en onderhouden de eerste jaren extra inspanning kost. Na een aantal jaren moeten, nu nog rudimentaire, voorzieningen op een dusdanig peil staan dat het onderhouden van het RIS zonder al teveel (extra) moeite plaatsvindt. Het gaat hierbij onder meer om een aantal, in eerste instantie nog handmatig uit te voeren activiteiten, die op termijn automatisch kunnen plaatsvinden (omdat er dan een hoogwaardige gemeentebrede datacommunicatie-voorziening aanwezig is en er waterdichte gemeentebrede afspraken zijn over het formaat waarin documenten worden aangeleverd). De ervaring van andere gemeenten leert dat het structureren van de stukkenstroom van het grootste belang is. Hier gaat het GIGA-principe op: garbage in, garbage out (rotzooi in, rotzooi uit). De kwaliteit van zowel een geautomatiseerd als een niet geautomatiseerd raadsinformatiesysteem hangt in hoge mate af van de kwaliteit van de B&W/raads-voorstellen (overzichtelijk, beknopt, essentie, tijdig, uniforme huisstijl). Veel energie moet dan ook worden gestoken in vorming en opleiding ter zake (beleids)-ambtenaren.

Het maakt dus wel degelijk uit voor het RIS hoe de interne organisatie gebruik maakt van informatietechnologie (IT). Het zijn twee zaken die elkaar beïnvloeden (passend binnen een ontwikkeling naar een informatiemaatschappij). Wel worden per gemeente verschillende keuzes gemaakt met betrekking tot het tempo en de volgorde waarin deze onderwerpen worden opgepakt. De gemeente Zoetermeer vertegenwoordigt het ene uiterste: eerst intern de stukkenstroom structureren om daarna de raadsleden als één van de gebruikers van het bestuurs- en management systeem te 'bedienen'. De andere lijn wordt onder meer gevolgd in Ede waar, overigens naar tevredenheid, voor raadsleden een informatiesysteem is geïntroduceerd dat beetje voor beetje wordt gevuld met door de organisatie te leveren stukken. De Delftse lijn is in wezen een combinatie van beide. Namelijk het definiëren van een informatiesysteem voor raadsleden, onder de veronderstelling dat er tevens (en min of meer tegelijkertijd) een belangrijke interne inspanning wordt gedaan om, op een logische wijze en zonder overmatige inspanning, het systeem met alle relevante gegevens te vullen. Natuurlijk zal het RIS gefaseerd tot stand komen en zullen allereerst de stukken die het minste inspanning kosten worden aangeboden. Maar wel met de intentie om op niet al te lange termijn een volwaardig RIS aan te bieden; het leveren van een tijdelijke extra inspanning is daarbij te verdedigen.

    Activiteiten

Organisatorische maatregelen om er voor zorg te dragen, dat het systeem met de juiste informatie wordt gevuld en wellicht het belangrijkste, overeenkomstig de juiste standaarden. Hiertoe zal een actie gestart moeten worden om de juiste standaarden te formuleren en de medewerkers (gemeentebreed) op te leiden hiermee te leren omgaan.

De kosten van dit onderdeel hebben betrekking op personele zaken, zoals

- motivatie (het verkrijgen van draagvlak in de organisatie)

- afspraken

- andere wijze van werken

- vorming en opleiding

alsmede organisatorische zaken zoals

- aanpassingen in de organisatie

- procedures en richtlijnen

- gemeentebrede aanpak

- standaardisatie

Wat moet er concreet gebeuren? Het gaat hierbij om het regelen en onderzoeken van een achttal zaken:

1. afspraken uniform formaat

2. afspraken uniforme naamgeving

3. afspraken opslagmethode

4. afspraken ontsluitingsmethode

5. afspraken toegestane media

6. afspraken personeel/organisatie

7. afspraken regels

Overleg en nauwe samenwerking met het project "moderne organisatie" (DKS) is onontbeerlijk.

Gedurende een periode zal voor het begeleiden van het veranderingsproces en het operationeel maken/houden van het RIS extra systeem- en applicatiebeheer en projectmanagement capaciteit nodig zijn. Zodra de organisatie zodanig is georganiseerd, dat overeenkomstig de standaarden wordt gewerkt kan deze extra ondersteuning voor de helft en op termijn, afhankelijk van de organisatorische vorderingen binnen de organisatie, tot nul worden teruggebracht. Voorlopig wordt de inzet de eerste twee jaar geschat op 1 fte en het derde jaar op een halve fte bij de afdeling SBO. De capaciteit wordt in een apart project "procesverbetering bestuurlijke stukkenstroom tbv RIS" ingezet. Daarnaast is structureel een halve formatieplaats bij de afdeling FAZ/automatisering nodig ten behoeve van technisch systeembeheer en helpdesk (zie hiervoor 4.3)

    Beheer

Helpdesk RIS.

Er zal ondersteuning verleend moeten worden aan raadsleden op het gebied van pc/printer en software gebruik. De software bestaat uit twee basiselementen; ten eerste de RIS- toepassing en ten tweede de kantoorautomatisering (Windows 95, Office pakketten), Internet en e-mail. Bij storingen dient een helpdesk bereikbaar te zijn. Deze ondersteuning kan door de ambtelijke organisatie geleverd worden en/of (gedeeltelijk) worden uitbesteed.

De werkgroep functionaliteit heeft zich uitgesproken voor ondersteuning van 9.00 tot 17.00 uur op maandag t/m vrijdag. Wanneer er in de avonduren (telefonische) ondersteuning nodig zou blijken te zijn zal hiervoor nog een verdere uitwerking gemaakt moeten worden.

Een voordeel van een interne helpdesk is dat taken op het gebied van systeembeheer (beveiliging, fileserver, datacommunicatie etc), en applicatiebeheer goed op elkaar kunnen worden afgestemd, het project kan van nabij worden gevolgd en taken kunnen, bij afwezigheid, worden gecombineerd. Indien noodzakelijk is er direct sturing en/of handelen paraat.

De helpdeskfunktie wordt van 8.30 tot 17.00 uur vervuld door systeem-/applicatie-beheerders van de Bestuursdienst en, onder auspiciën van de Bestuursdienst, andere diensten. Dit is nodig om de vereiste schaalgrootte voor een continue helpdesk te bereiken. Het meest efficiënte in deze is om de opleidingen voor gebruikers en ondersteuning te combineren in één groep. Raadsleden kunnen zich dan tot één persoon of groep wenden.

Apparatuur:

Het betreft hier ondersteuning op hardware-matige zaken zoals pc's en printers. Voorgesteld wordt hiervoor, aanvullend op de garantie, een onderhoudscontract met de leverancier af te spreken. Gedacht wordt aan het leveren van ondersteuning bij de raadsleden thuis en indien gewenst om de mogelijkheid te bieden de hardware bij de bestuursdienst te brengen. Van daaruit zal dan contact met de leverancier opgenomen worden. De coòrdinatie en de bewaking van het service-niveau zal vanuit de Bestuursdienst plaats vinden.

Basis toepassingen

Deze software betreft de basis configuratie zoals die door de leverancier, op voorstel van de gemeente, is geïnstalleerd op de harddisk van de PC die bij de raadsleden thuis staat.

Wanneer de software ondersteuning niet telefonisch kan worden opgelost, komt er iemand tijdens kantooruren aan huis.

RIS- toepassing:

Deze ondersteuning betreft het gebruik van de faciliteiten op het centrale systeem.

Formatie

Om alle taken op het gebied van helpdesk, systeembeheer en applicatiebeheer goed tekunnen volbrengen wordt er gedacht aan een uitbreiding van een halve formatieplaats; een deel hiervan betreft de invulling van de helpdesk functie. Indien het nodig blijkt kan besloten worden de helpdesk voor de algemene pakketten uit te breiden door die extern onder te brengen. Dit waarborgt de continuïteit en kan goedkoper zijn als het noodzakelijk blijkt het kennisniveau van alle pakketten bij alle medewerkers op een heel hoog peil te houden.

Algemeen.

-    De pc's worden voorzien van een basisconfiguratie, die geïnstalleerd wordt door de leverancier. Wanneer hiervan door de gebruiker afgeweken wordt en er problemen ontstaan dan wordt de basisconfiguratie teruggezet.

-    Storingen / uitbreidingen mogen niet door derden worden verholpen / geïnstalleerd, maar moeten altijd via het centrale punt worden aangemeld. Een goed helpdesk managementpakket is daarbij noodzakelijk.

    Opleidingen

Om een succesvol raadsinformatiesysteem te kunnen exploiteren is het nodig dat ook de stukken die aangeboden worden aan kwaliteitseisen voldoen.

Mensen met beleidstaken die regelmatig stukken moeten schrijven of verwerken ten behoeve van bestuurlijke besluitvorming zullen moeten leren dat die stukken aan bepaalde normen moeten voldoen. Met name zaken als indeling, zinsbouw en samenvatting zullen de aandacht moeten krijgen. Uit oogpunt van efficiency is een goed leesbare notitie van belang. Daarnaast is omgaan met een zich steeds ontwikkelend RIS een blijvend punt van aandacht. In een separaat project zal, zonodig, een gemeentebreed opleidingsplan worden opgesteld.

Daarnaast zullen pc- en RIS-cursussen gegeven worden voor raadsleden en andere gebruikers. Om voor ondersteuning via de helpdesk in aanmerking te komen zijn gebruikers verplicht relevante cursussen te volgen.

    Reglement

Er komen een aantal vragen naar voren bij het gebruik van thuisapparatuur en -programmatuur. Afhankelijk van het antwoord zijn er organisatorische en financile voor- en nadelen. Vragen als:

-    mag ik de PC niet zelf aankopen?

-    ik heb zelf een PC, we zetten er toch niet een naast?

-    waarom geeft de gemeente geen vergoeding en koop ik de PC zelf?

-    de installatie en het onderhoud van de PC regelt het raadslid toch zeker zelf?

-    moet/kan het raadslid en bijdrage leveren het RIS.

Naar aanleiding van deze vragen is het mogelijk om een groot aantal varianten uit te werken. De volgende oplossing is gekozen:

-    Ten einde de ondersteuning en beheer het beste te kunnen regelen wordt iedereen dezelfde configuratie verstrekt;

-    De configuratie dient alleen voor raads-gebruik;

-    Alle raadsleden en één plaatsvervangend raadslid per fractie ontvangen die configuratie.

    In casu: 37 raadsleden en burgemeester en secretaris + 1 plaatsvervangend raadslid per fractie + de 1e loco-secretaris (totaal 50);

-    Op de onkostenvergoeding van raadsleden wordt f. 790.- ingehouden, zijnde het bedrag dat bestemd was voor het zakelijk gebruik van tekstverwerkers en randapparatuur. Hiertoe wordt de verordening geldelijke voorzieningen raadsleden aangepast.

    n.b. Het plaatsvervangende raadslid per fractie levert geen financiële bijdrage;

-    De configuratie blijft eigendom van de gemeente;

-    Bij voortijdig beëindigen van het raadslidmaatschap zal de apparatuur overgaan naar de vervanger van het betreffende raadslid.

-    Bij overgang naar de volgende raadsperiode gaat de configuratie, indien aan de orde, over naar de nieuwe leden.

-    Bij vervanging wordt op basis van een evaluatie een nieuw voorstel voorbereid.

In een reglement worden de afspraken met betrekking tot apparatuur e.d. vastgelegd.

Algemeen

Het gebruik van het RIS kan geen vrijblijvende aangelegenheid blijven. Om uiteindelijk alle baten te behalen dient 100% van de raadsleden gebruik te maken van het RIS.

In de beginfase zal dit misschien geen haalbare kaart blijken te zijn. Met name de raads-leden zelf zullen het belang van een structureel gebruik moeten kunnen onderschrijven. Natuurlijk zal de kwaliteit van de informatie en de dienstverlening mede bepalend zijn voor de acceptatie van het RIS.

.        Financiën

Welke investeringen zijn gemoeid met de aanschaf, implementatie en onderhoud van een Delfts raadsinformatiesysteem en waaruit worden deze kosten gedekt? Er wordt uitgegaan van de begin maart 1996 beschikbare gegevens. Het kan zijn dat deze gegevens in de loop van de tijd op enige punten moeten worden aangepast, er wordt echter geen substantieel verschil in negatieve richting verwacht.

Een keuze die gemaakt kan worden is die tussen de aanschaf en aansluiting voor 39 gebruikers (raadsleden, burgemeester en secretaris), aanschaf en aansluiting voor 50 gebruikers (raadsleden en één plaats-vervanger per fractie, burgemeester, secretaris en 1e loco-secretaris) of aanschaf en aansluiting voor 62 gebruikers (raadsleden en alle plaats-vervangers, burgemeester, secretaris en de loco-secretarissen). In deze nota zijn de totale kosten voor 50 gebruikers opgenomen. In de bijlage vindt u ook een tabel met de totale kosten uitgesplitst naar de drie varianten.

Er wordt voor de apparatuur uitgegaan van een afschrijvingstermijn die zoveel mogelijk parallel loopt aan de raadsperiode. Een en ander betekent dat voor de eerste afschrijvingtermijn 5 jaar wordt aangehouden. Vervanging is echter mede afhankelijk van de technische randvoorwaarden op het moment van afloop van de afschrijvingstermijn.

De kosten van het RIS kunnen verdeeld worden in een aantal onderdelen, t.w.

1.    De centrale apparatuur:

    De centrale server waarop het RIS draait met alle bijkomende verbindingen, inclusief modems, en benodigde software, alsmede het onderhoud hiervan;

2.    De decentrale apparatuur:

    - de PC, printer, modem en software in de fraktiekamers, alsmede het onderhoud hiervan;

    - de PC, de printer, modem en de software die bij de raadsleden in huis staan, alsmede het onderhoud hiervan;

3.    Externe informatiebronnen;

4.    Organisatie, personeel, vorming en opleiding.

    Centrale apparatuur en datacommunicatie

De kosten voor het onder punt 1. genoemde deel bedragen:

            Investering     Jaarlijks

    Hardware        f. 92.000,--     f. 22.800,--

    Full text-retrieval     f. 25.000,--

    De onderhoudskosten zijn per jaar oplopend, gemiddeld     f. 600,--

    Voor de datacommunicatie vindt u hierbij de investe-

    ringskosten en de jaarlijkse lasten (incl. abonnement

    gesprekskosten en modems) voor de gekozen mogelijkheid.

                Investering    (afschr.     Jaarlijkse lasten

    Uitgaande van een                     per jaar)     incl. exploitatie

    bestaande telefoonverbinding        f. 20.000,--    f. 4.900,--     f. 14.900,--

Indien er behoefte bestaat aan een aparte telefoonlijn dan dient de gebruiker die op eigen kosten te laten aanleggen.

    Decentrale apparatuur fractiekamers

De aanschafkosten voor het onder punt 2. genoemde deel

bedragen:                    Investering     jaarlijks

        exploitatie

                        f. 65.000,--     pm

Van deze kosten is reeds f. 55.000.- uit een de bestaand budget

gedekt en zal derhalve nog f. 10.000.- gefinancierd moeten worden.

    Decentrale apparatuur thuis

Gezien het feit dat de vaste kostenvergoeding aan raadsleden mede dient

ter bestrijding van kosten van tekstverwerker en randapparatuur, is er

geen ruimte voor vergoeding dan wel ter beschikking stelling van een computer.

Doordat nu aan alle raadsleden een PC voor het RIS ter beschikking wordt gesteld

zou die vergoeding extra zijn. Het is dan ook consequent om de onkostenvergoeding

met dat deel te verlagen. Deze verlaging bedraagt % f. 790.-- per jaar.

Plaatsvervangende raadsleden betalen vooralsnog geen bijdrage.

Zie ook paragraaf 4.5 (reglement).                Investering     jaarlijks

                            (incl. softw.)     

                            f. 362.200,--     f. 89.600,--

Dekking 38 x f. 790,--    f. 30.020,--

    Externe informatie bronnen

    jaarlijks

Abonnement Internet incl. telefoonkosten en ISDN aansluiting.

Eenmalig f. 1500.-    f. 7.000.--

Abonnement loci (gemeentelijke informatie van VNG)    f. 1.200.--

Abonnement informatiebank (rijks- en juridische informatie)    f. 1.200.--

Beveiliging Firewall (investering indicatief f. 50.000.-)    f. 17.400,--

    f. 26.800,--

Voor deze component wordt een apart pilotproject opgezet door DKS (digitaal Delft) in samenwerking met Moderne organisatie.

Abonnementskosten worden eerst binnen deze clusters gefinancierd.

    Organisatie en opleiding

De jaarlijkse personele lasten inclusief overhead bedragen 1e en 2e jaar

1 form. plaats SBO    f. 107.000,--

1/2 form. plaats FAZ/automatisering         f. 54.000,--

    f. 161.000,--

3e jaar

1/2 form. plaats SBO    f. 54.000,--

1/2 form. plaats FAZ    f. 54.000,--

    f. 108.000,--

4e jaar

1/2 form. plaats FAZ    f. 54.000,--

De inzet van personeel bij SBO wordt in een apart project geregeld.

Dekking van de kosten van dit project ligt bij DKS (moderne organisatie) en het Automatiseringsfonds.

Voor een deel van de overheadcomponent van % 25% wordt binnen de organisatie dekking gevonden. Zijnde f. 10.000,- per werkplek.

De kosten van personeel voor FAZ/a worden de eerste 2 jaar gezien als aanloopkosten en bekostigd uit het automatiseringsfonds, daarna worden gerealiseerde bezuinigingen aangewend als dekking.

Voor Vorming/Opleiding en begeleiding in verband met organisatorische

wijzigingen wordt geraamd voor 2 jaar.    f. 150.000,--

Voor deze kosten wordt in eerste aanleg dekking gezocht binnen het gemeente-

brede opleidingsbudget van de afdeling CPOI.

Naast de installatie, de aanpassing van de organisatie en de op-

leiding van de medewerkers dient vorming en opleiding plaats te

vinden van de raadsleden. Hiervoor worden de kosten begroot op    f. 18.000,--

Deze kosten kunnen worden gedekt uit de post vorming en

opleiding raadsleden.

Oganisatorische en technische veranderingen zijn moeilijk voorspelbaar.

Om onvoorziene aktiviteiten en middelen af te dekken wordt een post 'Diversen'

opgenomen van     f. 10.000,--

    Baten en lasten

Bij de opbrengsten gaat het primair om kwaliteitsverbetering van het raadswerk.

Door het RIS krijgen raadsleden een beter geordend en toegankelijk (digitaal) archief, met minder ruimtebeslag. Er komt daardoor meer tijd voor de inhoud van het raadswerk. Voorts krijgen raadsleden extra (e-mail)faciliteiten voor communicatie ter beschikking. Betere bereikbaarheid tussen raadsleden onderling en van ambtenaren is het gevolg.

Positieve neveneffecten zijn (op termijn) te verwachten met betrekking tot:

-    informatievoorziening naar de burger;

-    communicatie met/tussen burger, bestuur en ambtenaren;

-    promotie van Delft en Delft Kennisstad;

-    het opdoen van ervaring met informatietechnologie; meegaan met je tijd!

    De ervaring (bij andere gemeenten) leert dat het stroomlijnen van de informatiestromen binnen de ambtelijk/bestuurlijke organisatie een noodzakelijke voorwaarde is. Indien ten behoeve van het RIS aan deze voorwaarde wordt voldaan heeft dit een gunstige werking voor de organisatie.

Inmiddels wordt algemeen erkend, dat een papierloos kantoor als illusie moet worden beschouwd, toch zullen er op termijn besparingen kunnen optreden. Besparingen zijn afhankelijk van de wijze waarop organisatorisch de zaken geregeld worden. Naarmate het beter geregeld wordt is het voor het raadslid makkelijker om over zijn stukken te kunnen beschikken. Specifiek kan het RIS voor het raadswerk betekenen dat er na het eind van de huidige raadsperiode alleen nog maar agenda's en voorstellen op papier verstuurd worden. De achterliggende stukken zijn immers door middel van het RIS te raadplegen en naar behoefte decentraal uit te printen. Dit levert besparingen op in de kosten voor het kopiëren, de verzending en de personele kosten voor het verzendklaarmaken van de stukken.

-    kopieerkosten    f. 6.000.-

-    verzendkosten    f. 7.500,--

-    personele kosten    f. 28.000,--

            f. 41.500,--

BIJLAGE: Kostenoverzicht per component.

Decentrale hard - en software. (Apparatuur raadsleden thuis excl. modems en incl fraktiekamers)

** naar investeringstabel blz 25

Datacommunicatie incl. decentrale modems

Inzicht in kostencomponenten en kosten per oplossing

** naar investeringstabel blz 25

* naar exploitatietabel blz 25

Centrale apparatuur, software en beveiliging

* naar exploitatietabel blz 25

** naar investeringstabel blz 25

*** dekking externe bronnen in experimentele fase uit DKS. Naderhand dekken uit vervallen van abonnementen en kosten verdelen over diensten.

Personeel

Opleidingen

Investeringen

decentrale componenten        f. 362.000,-

datacommunicatie            f. 18.000,-

centrale componenten        f. 92.000,-

                    f. 472.000,-

exploitatiekosten:

Jaarlasten 50 stuks bij afschrijvingstermijn van 5 jaar

Indicatie jaarlast per doelgroep en datacom oplossing